Archief voor de "Schrijven – tips" categorie

Liever actief schrijven dan leuk schrijven

Gepubliceerd door Suzanne Meijles

zorgdragen-fotograferen“Ik zou zo graag LEUK willen schrijven,” dat verzuchten mensen vaak als ik vertel dat ik schrijftrainer ben. Ik snap dat. Iedereen leest graag leuke teksten. Maar wat is leuk? Is dat een tekst met humor? Of gewoon een aantrekkelijke tekst?

Voor de meeste lezers hoeft een tekst echt niet leuk te zijn. De meeste lezers zijn al blij als een tekst helder is. Wat heeft een tekst nodig om helder én aantrekkelijk te zijn? Ik geef je in dit artikel een superslimme tip (met voorbeelden) die je meteen bij je volgende tekst kunt inzetten.

Lees verder »

Wanneer formeel of informeel schrijven?

Gepubliceerd door Suzanne Meijles

formeel of informeel schrijvenLang geleden schreef ik een blog over of je moet kiezen voor ‘u’ of ‘je’ op je website. Maar hoe zit het met andere teksten? Wanneer kies je voor een formele en wanneer voor een informele toon? Het antwoord is niet simpel, maar als je de volgende vragen beantwoordt voordat je gaat schrijven, kom je tot de juiste beslissing.

 

 

Lees verder »

Sneller schrijven: 3 adviezen

Gepubliceerd door Suzanne Meijles

sneller schrijven? gebruik een stopwatchHoe snel schrijf jij? Dat is een lastige vraag om te beantwoorden. Wat de één snel vindt, vindt de ander niet snel genoeg. In dit artikel lees je 3 adviezen waarmee iedereen sneller kan schrijven.

Lees verder »

Hoe schrijf je een zakelijke tekst die leest als een thriller?

Gepubliceerd door Suzanne Meijles

Wat hebben Bouquetreeks, Leon de Winter en Nicci French met elkaar gemeen?

Op het eerste oog niets.

Toch is er iets wat ze allemaal doen: pageturnes schrijven.

Wat is hun geheim? Ze schrijven teksten die snel te lezen zijn.

Dat is ook mogelijk voor zakelijke teksten. Hoe? Door vaart te maken in je tekst. Dat is het korte antwoord.

 

Vaart in je zakelijke tekst maak je door lange en korte zinnen af te wisselen. 

Lees verder »

3 tips voor slimme en wervende tussenkoppen

Gepubliceerd door Suzanne Meijles

Tussenkop-wegwijzerLang leve de tussenkoppen! Ze helpen je een structuur van je tekst te bepalen als je de precieze formulering nog niet weet. En als je tekst klaar is, zijn tussenkoppen de wegwijzers voor je lezer die ervoor zorgen dat je tekst snel te lezen is.

 

Maar hoe zet je tussenkoppen nu zo slim mogelijk in bij wervende teksten: teksten waarmee je wilt overtuigen, of waarmee je iets wilt verkopen? Daarover lees je in dit artikel.

Lees verder »

Hoe je in powerpoint overtuigend schrijft

Gepubliceerd door Suzanne Meijles

Soms heb je een goed idee. Zo goed dat anderen het moeten horen. Na een eerste verkenning, krijg je te horen “Doe maar een korte presentatie.” En daar zit je dan, met een lege powerpoint voor je. Hoe breng je je idee nu overtuigend voor het voetlicht? In dit artikel help ik je op weg met een aantal vragen voor de structuur van een overtuigende powerpoint en een paar tips voor de formulering.

De kans is groot dat jij al veel hebt nagedacht over je idee. De valkuil is dan dat je bij een presentatie te ver voor je publiek uitloopt. Beantwoord daarom de volgende 5 SPEVA-vragen voordat je begint met het uitwerken van je presentatie:

Wat is de huidige Situatie? (S)
Welk Probleem is er in de huidige situatie? (P)
Welke Effect(en) heeft dit probleem? (E)
Welke Vraag moeten we ons stellen? (V)
Welk Antwoord kan ik daarop geven? (A) (Ha! Hier komt dus pas jouw idee!)
Waarom klopt dat antwoord? Of: Welke argumenten heb je voor dat antwoord?

Als je deze vragen hebt beantwoord, weet je wat je in je presentatie moet vertellen. Nu zet je dat in powerpoint. Hoe? Neem de volgende 3 stappen.

Stap 1: Help je toehoorder het kader te begrijpen. Door in de inleiding de situatie, het probleem en de effecten te benoemen, creëer je urgentie. (“Het is belangrijk hier iets aan te doen!”) Daarna stel je de vraag waarop jouw oplossing het antwoord vormt.

De antwoorden op de eerste 3 vragen komen op de eerste slide van de powerpoint. Dat ziet er bijvoorbeeld zo uit:



inleiding-powerpoint

 

 

 

 

 

 

 

 

Je vertelt hier dus al veel van wat je toehoorder al weet. Dat lijkt misschien een open deur, maar dat is het niet. Je schept zo het kader voor jouw oplossing, het bedje waar jouw oplossing straks in kan landen.

 

 

Stap 2: Geef jouw oplossing / goede idee / slimme aanpak

Op de tweede slide zet je de antwoorden op vraag 4 en 5. Hup, meteen met de deur in huis vallen, dus. Dat ziet er dus bijvoorbeeld zo uit:

powerpoint-2

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Stap 3: Leg uit waarom jouw oplossing zo goed, handig, slim en effectief is
Op de derde slide kun je dan de belangrijkste argumenten noemen waarom je kiest voor twee servers.

Bij een omvangrijk idee heb je misschien meer argumenten. Wellicht zelfs met subargumenten. En data die die subargumenten bewijzen. Dan is het handig om meerdere slides te maken. Elke slide krijgt dan zijn eigen argument met toelichting. Dat ziet er in grote lijnen zo uit:

powerpoint-argument

 

 

 

 

 

 

 

 

Pyramid principle

Deze opbouw van een overtuigende powerpoint is geïnspireerd op de pyramid principle, die is ontwikkeld door Barbara Minto. Je kunt het ook de piramide-opbouw noemen, of de ‘meteen-met-de-deur-in-huis-vallen-techniek’.

 

 

Overige tips voor het schrijven in powerpoint

Nog een paar tips bij het schrijven van overtuigende powerpoints:

  • Schrijf geen slides vol. Jij moet het verhaal vertellen. Powerpoint is er om jouw verhaal te ondersteunen. (en dus niet andersom. Iedereen valt in slaap als jij je slides voorleest).
  • Heb je een beeld dat meer zegt dan je in woorden kunt uitdrukken? Gebruik dat beeld! Eventueel met een enkel woord erbij.
  • Wil je ook mensen informeren die niet bij jouw presentatie kunnen zijn? Gebruik daarvoor niet een hand-out van de powerpoint. Maak liever een apart document met dezelfde opbouw als je powerpoint, maar schrijf in dat document wel alles uit. Als je de SPEVA-vragen beantwoordt, lukt dat op 1 A4!

 

© Suzanne Meijles

 

 

U hebt of u heeft?

Gepubliceerd door Suzanne Meijles

Is het ‘U hebt betaald’ of ‘U heeft betaald’? Het korte antwoord is: beide vormen zijn toegestaan. Maar wie consequent wil schrijven, kiest voor u hebt. In dit artikel leest je waarom.

 

‘U heeft klinkt beleefder,’ hoor ik vaak van deelnemers in de schrijftrainingen die ik geef. Dat klopt voor een deel. U is tegenwoordig namelijk de beleefdheidsvorm van jij. Toch is er met ‘u heeft’ iets bijzonders aan de hand. Kijk maar eens naar de onderstaande opsomming:

Lees verder »

Hoe schrijf je een slimme alinea?

Gepubliceerd door Suzanne Meijles

Wat is een alinea? Ik vraag het in bijna elke training die ik geef. Na een kleine stilte, komen de eerste antwoorden: een afgebakend stuk tekst, over één onderwerp, gescheiden door witregels. Toch zijn die ingrediënten niet voldoende om een goede alinea te schrijven. Daarvoor is meer nodig. Hieronder lees je wat een alinea tot een ‘slimme’ alinea maakt.

Omdat ik ‘slimme’ alinea schrijf, snap je natuurlijk al dat slimme alinea’s niet bestaan. Slimme schrijvers wel. Die schrijven alinea’s op zo’n manier dat de lezer meteen begrijpt waar die alinea over gaat. Er zijn drie belangrijke dingen die je moet weten om zo’n slimme alinea te maken:

 

Lees verder »

Een goede inleiding: 3 vragen van de lezer

Gepubliceerd door Suzanne Meijles

inleiding is aanloopEen goede inleiding is het halve werk. Letterlijk en figuurlijk. De meeste lezers lezen de inleiding wel. En bepalen daarna of ze doorlezen of niet. De inleiding is daarom een van de moeilijkste onderdelen van de tekst. Als je het in de intro laat liggen, is je tekst tot de spreekwoordelijke la verbannen. Of wordt simpel weggeklikt. Hoe prikkel je een lezer in de inleiding om vooral je hele tekst te lezen?

 

Natuurlijk weet jij, als schrijver, wel wat je wilt schrijven. Een inleiding voelt voor jou misschien vooral als een aanloop. Als ballast. De inhoud, de kern van je boodschap vind je interessanter, belangrijker om over na te denken.

 

De inleiding is inderdaad vooral een aanloopje. Om je lezer warm te maken voor je tekst. Een inleiding schrijf je dan ook niet voor jezelf, maar vooral voor je lezer.

 

Inleidingen heb je in verschillende soorten. Een intro bij een artikel is anders dan een inleidende alinea bij een notitie of memo. En een inleidend hoofdstuk bij een boek of rapport is ook weer anders. Toch heeft de intro in alle gevallen dezelfde functie: je lezer voorbereiden op de rest van de tekst.
vraagteken-wit


Er zijn drie vragen die een lezer (bewust of onbewust) heeft voordat hij een tekst gaat lezen.
Het (globale) antwoord op alle drie de vragen hoopt hij in de inleiding te lezen. Als je alle drie vragen beantwoordt in je inleiding, leest jouw ideale lezer door.

Vraag 1. ‘Waarom is deze tekst geschreven?’

Het antwoord op deze waarom-vraag in de inleiding maakt direct de urgentie van het onderwerp duidelijk. Wat maakte dit onderwerp zo belangrijk dat er een tekst over moest worden geschreven? In notities en memo’s is dit de aanleiding en het kader. Bij een blogartikel is het vaak een actualiteit. Als deze aanleiding relevant is voor de lezer, is de kans groot dat hij doorleest na de inleiding.

 

 

Vraag 2. ‘Wat is de belangrijkste vraag waarop deze tekst antwoord geeft?’

Daarnaast kent elke tekst een hoofdvraag. Deze vraagt geeft focus aan het onderwerp en volgt logisch aan de aanleiding. Je neemt de focusvraag op in de inleiding van een tekst, omdat je lezer dan alvast weet wat jij in de tekst ongeveer behandelt. De afbakening dus: wat doe je wel en wat niet?

 

Vraag 3. ‘Waar gaat de rest van de tekst over?’

Na het lezen van de inleiding of intro wil de lezer een beeld hebben waar de rest van de tekst over gaat. Een notitie, rapport of memo bevat vaak een leeswijzer. In een blogartikel kun je volstaan met een zin. Of de antwoorden op vraag 2 en 3 vallen samen. Zo kan de lezer een snelle inschatting maken: is dit voor mij nu interessant, moet ik het later lezen, of ‘laat maar’.

Hoe ziet het beantwoorden van deze vragen er in de praktijk uit? Hieronder vind je drie verschillende inleidingen en intro’s uit verschillende soorten teksten.

Voorbeeld van inleiding memo

De antwoorden op de bovenstaande drie vragen vind je in een inleiding van een memo bijvoorbeeld als volgt terug:

In de commissievergadering van 18 september is alle leden gevraagd na te denken over de onderwerpen waaraan we in het komende jaar extra aandacht moeten besteden (1). Welke initiatieven vragen om een werkbezoek? Doel van een werkbezoek is de commissie te informeren over een actueel onderwerp. Tot dusver zijn de onderstaande twee suggesties ontvangen (2). Bij elk van de suggesties leest u een toelichting op het initiatief. (3)

 

Voorbeeld van inleiding blogartikel

Ook in goede intro bij een blogartikel vind je de antwoorden op de vragen:

Waarom ben je niet succesvoller dan je nu bent? (2) Waarschijnlijk omdat je eigen gedrag je tegenhoudt (1). De onderstaande 20 gewoontes zijn de meest voorkomende fouten die maken op weg naar hun persoonlijke top (3). Herken ze bij jezelf en word een betere leider. (www.eelcosmit.nl)

 

Voorbeeld van inleiding e-mail

Zelfs in een e-mail is het handig om in de inleiding kort de drie vragen te beantwoorden, zoals in het volgende voorbeeld:

In het gesprek van vanmorgen spraken we over de wijzigingen in het ontwerp van de website. (1) Je vroeg me mijn opmerkingen ook nog per e-mail aan je door te geven. (2) Hieronder vind je ze, gecategoriseerd per pagina. (3)

Een garantie op doorlezen bestaat niet. Je kunt niet iedereen laten doorlezen na een inleiding of intro. Het is de kunst om jouw ideale lezer verder te laten lezen. Dat is de lezer voor wie je de tekst hebt geschreven. Het onderwerp interesseert hem, hij wil er graag meer over weten. Het is jouw taak om hem voldoende informatie te geven in de inleiding om snel te kunnen beslissen of hij moet doorlezen of niet.

© Suzanne Meijles

.

Aanbesteding: 3 tips om snel je tekst te verbeteren

Gepubliceerd door Suzanne Meijles

3 tips om tekst aanbesteding te verbeterenEen aanbestedingstekst schrijven is lastig. Om meerdere redenen. Je weet bijvoorbeeld niet precies wie je lezer is. Ook heb je vaak geen gesprek, alleen een leidraad. En de antwoorden op de vragen die jij stelt in de vragenronde, lezen je concurrenten ook. Hoe kun je jezelf dan onderscheiden met een aanbestedingstekst?

 

Uiteraard is het belangrijkste om inhoudelijk een sterk verhaal te hebben met goede referenties. Hoe meer vergelijkbare projecten je hebt gedaan, hoe groter de kans op het winnen van een aanbesteding of tender. Ik ga er nu niet op in of dat een eerlijke manier is. Het is op dit moment de werkelijkheid.

 

Maar zelfs als je de inhoud goed op orde hebt, dan is het een kunst om je te onderscheiden van je concurrenten in een aanbestedingstekst. Een van de manieren is op de vorm. Een heldere aanbestedingstekst die prettig leest, kost een beoordelaar gewoonweg minder moeite.   Hoe schrijf je een aanbestedingstekst waarin je een beoordelaar snel naar de passages leidt die voor hem (of haar) belangrijk zijn?

Hieronder lees je 3 tips. Die tips gelden trouwens niet alleen voor teksten voor een aanbesteding. Vrijwel elke tekst verbetert als je de adviezen toepast.

 

Tip 1: Herhaal de kernwoorden uit de aanbestedingsleidraad in de tekst

In de leidraad en in de toelichting lees je welke onderwerpen de aanbestedende dienst belangrijk vindt, in zijn woorden. Een valkuil die ik regelmatig tegenkom in teksten voor een aanbesteding is dat een potentiële opdrachtnemer liever eigen woorden gebruikt. Bijvoorbeeld in de leidraad vraagt de aanbestedende dienst:

Beschrijf specifiek op welke wijze inschrijver borgt dat de criteria worden behaald en continu worden verbeterd.

Een beoordelaar wil snel zien waar hij iets vindt over ‘Borging’. Dan is het niet handig om een kopje met als titel ‘Proces’ te gebruiken.  Dan kan hij lang zoeken. Gebruik daarom liever als kopje bijvoorbeeld:

‘Borging proces’

of

‘Continue borging’.

Zo maak je het de beoordelaar gemakkelijk de juiste tekst te vinden bij zijn vraag. Je kunt ook het kopje aanvullen met jouw belofte. Bijvoorbeeld

‘Borging proces door … [jouw oplossing]’

 

Tip 2: Breng lucht in je tekst

Je bent in een aanbesteding altijd gebonden aan een vast aantal woorden of pagina’s. Dat werkt vaak inde hand dat schrijvers zo veel mogelijk tekst op een pagina proberen te krijgen.

Witregels sneuvelen als eerste.

Toch zijn die witregels enorm belangrijk om lucht te krijgen in je tekst. Als je een stuk tekst hebt van meer dan 10 regels, wordt dat voor de lezer een tekstbaksteen. En die liggen zwaar op de maag. Jouw tekst is namelijk niet de enige tekst die de beoordelaars lezen bij een aanbesteding.

Door witregels geef je je lezer wat adem. Dan kan hij nadenken over wat je hebt geschreven en veel gemakkelijker scannen naar jouw antwoord op zijn vraag.

Heb je te veel woorden? Denk dan aan de stelregel van Stephen King. Als hij zijn manuscript af heeft, is het zijn doel de tekst minimaal 10% in te korten. Het lukt hem altijd. Ik heb van andere schrijvers wel eens gehoord dat elke tekst ook met 30% minder woorden toe kan.

Kortom: zorg voor veel witregels, na elke alinea één. En als dat niet lukt na je eerste versie, dan ga je schrappen in je tekst totdat het wel lukt.

 

Tip 3: Schrijf wat je bedoelt Schrijf concreet, helder en begrijpelijk. Dus geen 18e eeuws, zoals

‘de randvoorwaarden welke wij schetsten in de vorige paragraaf’.

Schrijf zoals je zou willen spreken. In verzorgde spreektaal wordt dat:

‘de randvoorwaarden die u las in de vorige paragraaf’.

 

Schrijf daarnaast ook wat je inhoudelijk bedoelt. Woorden als ‘regelmatig’ horen niet thuis in een tekst voor een aanbesteding of tender. Wat is dat ‘regelmatig’? Eens per dag, eens per week of eens per maand? Hetzelfde geldt voor het woord ‘worden’. Dat maakt dat in die zin vaak niet helder is wie iets gaat doen. Kijk maar eens naar het volgende voorbeeld:

Er wordt wekelijks overlegd waarvan ook een verslag wordt gemaakt.’

Wie vergaderen er hier? En wie maakt dat verslag? Het komt veel duidelijker over als je schrijft:

‘Wekelijks overleggen vertegenwoordigers van alle betrokken partijen. Wij zorgen (Of: Inschrijver zorgt) ervoor dat u hiervan een verslag ontvangt.’

Concurrenten bij een aanbestedingstekst

Wat gebeurt er nu als je concurrenten deze tips ook lezen (en ze succesvol toepassen)? Die vraag werd me laatst gesteld tijdens een mini-workshop die ik gaf over het verbeteren van teksten voor aanbestedingen.

Wat gebeurt er als iedereen helder, concreet en toegankelijk zijn beloften in een aanbesteding kan verwoorden? Dan gaat het erom wie het beste de klantvraag inhoudelijk weet te beantwoorden.

Maar je kunt ook de vraag stellen: welke voorsprong heb je als je concurrent de bovenstaande tips niet toepast en jij wel?
Het zijn eenvoudige ingrepen die je misschien net die paar punten verschil opleveren waarmee je een aanbesteding of tender wint.

 

Dit artikel verscheen eerder als gastblog op MargrietHilde. Ik ben nieuwsgierig naar jouw ervaringen met aanbestedingsteksten. Wil je ze met me delen? Je kunt hieronder je reactie achterlaten. Alvast bedankt.