Archief voor de "Schrijfproces" categorie

Aanbesteding winnen?

Gepubliceerd door Suzanne Meijles

aanbesteding-schrijvenNiemand begint aan een aanbesteding als je denkt dat je geen kans maakt. Toch zijn er bij elke aanbesteding meer verliezers dan winnaars. Dat triggerde bij mij de vraag ‘Is er winst te behalen in tijd en schrijfaanpak bij het schrijven van aanbestedingsteksten?’

 

Om het antwoord te vinden op die vraag, interviewde ik in oktober 2016 acht mensen die met aanbestedingsteksten bezig zijn.

 

Ze werken in verschillende branches: van architectenbureaus tot een detacheerder. Met verschillende rollen: tendermanagers, directeuren, projectmanagers, tekstschrijvers en een pr- en acquisitiemedewerker. Hun scoringspercentages op aanbestedingen lopen uiteen van 5% tot 80%.

 

Met de kanttekening dat 8 interviews geen representatief beeld kunnen schetsen, deel ik hieronder graag de verschillen en overeenkomsten in antwoorden. Zie ze als ‘best practices’.

Lees verder »

Sneller schrijven: 3 adviezen

Gepubliceerd door Suzanne Meijles

sneller schrijven? gebruik een stopwatchHoe snel schrijf jij? Dat is een lastige vraag om te beantwoorden. Wat de één snel vindt, vindt de ander niet snel genoeg. In dit artikel lees je 3 adviezen waarmee iedereen sneller kan schrijven.

Lees verder »

Hoe je in powerpoint overtuigend schrijft

Gepubliceerd door Suzanne Meijles

Soms heb je een goed idee. Zo goed dat anderen het moeten horen. Na een eerste verkenning, krijg je te horen “Doe maar een korte presentatie.” En daar zit je dan, met een lege powerpoint voor je. Hoe breng je je idee nu overtuigend voor het voetlicht? In dit artikel help ik je op weg met een aantal vragen voor de structuur van een overtuigende powerpoint en een paar tips voor de formulering.

De kans is groot dat jij al veel hebt nagedacht over je idee. De valkuil is dan dat je bij een presentatie te ver voor je publiek uitloopt. Beantwoord daarom de volgende 5 SPEVA-vragen voordat je begint met het uitwerken van je presentatie:

Wat is de huidige Situatie? (S)
Welk Probleem is er in de huidige situatie? (P)
Welke Effect(en) heeft dit probleem? (E)
Welke Vraag moeten we ons stellen? (V)
Welk Antwoord kan ik daarop geven? (A) (Ha! Hier komt dus pas jouw idee!)
Waarom klopt dat antwoord? Of: Welke argumenten heb je voor dat antwoord?

Als je deze vragen hebt beantwoord, weet je wat je in je presentatie moet vertellen. Nu zet je dat in powerpoint. Hoe? Neem de volgende 3 stappen.

Stap 1: Help je toehoorder het kader te begrijpen. Door in de inleiding de situatie, het probleem en de effecten te benoemen, creëer je urgentie. (“Het is belangrijk hier iets aan te doen!”) Daarna stel je de vraag waarop jouw oplossing het antwoord vormt.

De antwoorden op de eerste 3 vragen komen op de eerste slide van de powerpoint. Dat ziet er bijvoorbeeld zo uit:



inleiding-powerpoint

 

 

 

 

 

 

 

 

Je vertelt hier dus al veel van wat je toehoorder al weet. Dat lijkt misschien een open deur, maar dat is het niet. Je schept zo het kader voor jouw oplossing, het bedje waar jouw oplossing straks in kan landen.

 

 

Stap 2: Geef jouw oplossing / goede idee / slimme aanpak

Op de tweede slide zet je de antwoorden op vraag 4 en 5. Hup, meteen met de deur in huis vallen, dus. Dat ziet er dus bijvoorbeeld zo uit:

powerpoint-2

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Stap 3: Leg uit waarom jouw oplossing zo goed, handig, slim en effectief is
Op de derde slide kun je dan de belangrijkste argumenten noemen waarom je kiest voor twee servers.

Bij een omvangrijk idee heb je misschien meer argumenten. Wellicht zelfs met subargumenten. En data die die subargumenten bewijzen. Dan is het handig om meerdere slides te maken. Elke slide krijgt dan zijn eigen argument met toelichting. Dat ziet er in grote lijnen zo uit:

powerpoint-argument

 

 

 

 

 

 

 

 

Pyramid principle

Deze opbouw van een overtuigende powerpoint is geïnspireerd op de pyramid principle, die is ontwikkeld door Barbara Minto. Je kunt het ook de piramide-opbouw noemen, of de ‘meteen-met-de-deur-in-huis-vallen-techniek’.

 

 

Overige tips voor het schrijven in powerpoint

Nog een paar tips bij het schrijven van overtuigende powerpoints:

  • Schrijf geen slides vol. Jij moet het verhaal vertellen. Powerpoint is er om jouw verhaal te ondersteunen. (en dus niet andersom. Iedereen valt in slaap als jij je slides voorleest).
  • Heb je een beeld dat meer zegt dan je in woorden kunt uitdrukken? Gebruik dat beeld! Eventueel met een enkel woord erbij.
  • Wil je ook mensen informeren die niet bij jouw presentatie kunnen zijn? Gebruik daarvoor niet een hand-out van de powerpoint. Maak liever een apart document met dezelfde opbouw als je powerpoint, maar schrijf in dat document wel alles uit. Als je de SPEVA-vragen beantwoordt, lukt dat op 1 A4!

 

© Suzanne Meijles

 

 

Waarom schrijven tijd kost

Gepubliceerd door Suzanne Meijles

schrijven kost tijdDe klacht die ik het meeste hoor over schrijven, is dat het tijd kost. Te veel tijd. Als ik vraag hoeveel tijd het dan kost om een tekst te schrijven, weten de meeste mensen dat niet precies. Blijkbaar bestaat er in hun hoofd een idee dat schrijven sneller zou moeten kunnen. Hoe komt dat? En waar is tijdwinst te behalen?

Lees verder »

Goede boeken over schrijven

Gepubliceerd door Suzanne Meijles

Wat zijn goede boeken over schrijven? Als je de ambitie hebt om zelf te schrijven, wil je ook weten welke goede boeken over schrijven er al geschreven zijn. In deze blogpost lees je over mijn 3 favoriete Engelstalige boeken over schrijven.

Lees verder »

Beginnen met schrijven: 3 tips om je te helpen

Gepubliceerd door Suzanne Meijles

beginnen met schrijven is schrijfspieren trainenAlle begin is moeilijk. Dit cliché geldt ook als het om schrijven gaat. Hoe begin je met een tekst? is een vraag die ik vaak hoor. De eerste zin moet natuurlijk wel meteen perfect zijn. Daarom voelt het soms alsof je een drempel over moet. Wat kun je doen om met meer gemak te beginnen met schrijven? Het antwoord is simpel: train je schrijfspieren. In dit artikel lees je hoe je dat doet.

 

Lees verder »

De grootste valkuil bij het structureren van een tekst

Gepubliceerd door Suzanne Meijles

structureren van een tekstElke tekst heeft een structuur. Die structuur bestaat uit de volgorde van je zinnen en je alinea’s. Kort gezegd: wat staat waar in een tekst. Bij eenvoudige e-mails bedenk je de structuur tijdens het schrijven. Maar complexere teksten vragen erom dat je nadenkt over de structuur nog voordat je gaat schrijven. Als je vooraf nadenkt, kun je sneller schrijven.

Lees verder »

Hoe je een foutloze tekst schrijft

Gepubliceerd door Suzanne Meijles

Houd jij ervan een fout te ontdekken in een belangrijke tekst die je al verstuurd hebt? Ik niet. Er zijn mensen die zich misschien niet storen aan fouten in teksten, maar ik ben ervan overtuigd dat iedereen het liefste foutloze teksten schrijft. Toch sluipen er in bijna elke tekst kleine fouten.

Is het mogelijk een foutloze tekst te schrijven? Natuurlijk. Je leest hieronder hoe je snel de puntjes op de i zet.

Lees verder »

Beter schrijven: hoe doe je dat?

Gepubliceerd door Suzanne Meijles

Beter schrijven een kwestie van talent?

 

 

 

Is het een talent als je goed kunt schrijven of is beter schrijven gewoon hard werken? Of is het een combinatie van beide? Als schrijftrainer zijn het vragen die me al lang bezig houden.

Onlangs ben ik begonnen met The Talent Code van Daniel Coyle. De ondertitel doet al veel vermoeden over zijn standpunt: “Greatness isn’t born. It’s grown. Here’s how.”

 

Verder kwam ik op internet een artikel tegen over 15 dingen die succesvolle mensen doen. Op nummer 1 stond “Falen”. Op nummer 9 stond “Doorgaan”. Volgens het artikel komt succes je niet aanwaaien, je moet er gewoon hard voor werken. En doorgaan, ook als het tegenzit.

Lees verder »

Sneller schrijven: schuilt er een hamster in jou?

Gepubliceerd door Suzanne Meijles

 

Schrijven kost tijd. Meer tijd dan praten, meestal. Ook een PowerPoint is vaak sneller gemaakt dan een artikel. Maar hoeveel tijd mag schrijven eigenlijk kosten? Veel mensen vinden dat schrijven hun meer tijd kost dan ze lief is. Ze willen sneller schrijven. Je kunt vaak tijd besparen als je efficiënt schrijft. In dit artikel lees je over een aspect dat heel veel tijd kost: hamsteren.

 

Sneller schrijven is mogelijk als je inzicht hebt in je eigen schrijfpatronen. De een begint direct te typen als hij een leeg beeldscherm ziet. Een ander schuift het schrijven voor zich uit en wacht op inspiratie .

 

Maar er zijn ook mensen die telkens nieuwe dingen willen opzoeken of uitzoeken. Dit type schrijver wordt ook wel de ‘hamster’ of de ‘wetenschapper’ genoemd. Deze schrijvers weten veel, maar de kennis blijft in hun hoofd. Ze komen (bijna) niet aan schrijven toe, omdat ze te lang bezig zijn met de inhoud.

 

Voordat je een tekst kunt schrijven, heb je vanzelfsprekend kennis nodig. Het maakt niet uit of dat een artikel is of een rapport of notitie. De eerste fase van het schrijfproces bestaat altijd uit het verzamelen van informatie.

 

Welke informatie kan er allemaal in je tekst? Je verzamelt informatie die in je hoofd zit. Of je overlegt met een collega. En je (her)leest een boek over het onderwerp. Ook Google helpt je graag in je honger naar kennis.

 

Doordat je je kennis verzamelt, denk je vooraf na over wat je wilt schrijven. Het voordeel is dat je je hoofd leeg maakt, zonder dat je hoeft na te denken over de volgorde. Bovendien krijg je steeds meer kennis.

 

Maar er schuilt ook een valkuil in de schrijffase van het informatie verzamelen. Feitelijk gezien ben je namelijk nooit klaar met verzamelen. Er is altijd wel weer iets te bedenken wat je ook nog moet uitzoeken. Zo kan schrijven eindeloos duren.

 

De schrijverstypen ‘hamsters’ en ‘wetenschappers’ willen graag volledig zijn. Dat gaat niet samen met sneller schrijven. Als ze een artikel of een rapport schrijven, moet het kloppen, tot op het kleinste detail. Ik zie deze eigenschap vaak bij professionals.

 

Bijvoorbeeld bij Klaas, een van mijn cursisten. Hij is adviseur en onderzoekt geluidklachten. Hij meet bijvoorbeeld in huizen hoeveel geluid een verwarmingsketel maakt. En of dat mag volgens de wet en of er een fout gemaakt is tijdens de bouw.

 

Hij doet metingen in een huis, onderzoekt geluidslekken en meet isolatiemateriaal. Allemaal manieren om informatie te verzamelen om te komen tot een goed antwoord. Voor die opdracht heeft hij ongeveer 8 uur de tijd. Maar doordat hij zoveel tijd kwijt is met het verzamelen van gegevens, kan het zijn dat die 8 uur al op zijn, voordat hij aan zijn rapport kan beginnen. En juist voor dat rapport wordt hij betaald!

 

De ‘hamster’ weet vaak enorm veel. Toch is de tekst vaak een sluitpost: iets wat ook nog moet. Daardoor wordt een rapport soms afgeraffeld of een artikel niet geschreven.

 

Sneller schrijven = stoppen met hamsteren

De oplossing voor hamsteren is simpel en lastig tegelijk: verzamel met focus.  Sneller schrijven begint met focus of wat je wilt verzamelen.

 

Je verzamelt met focus als je begint met het opschrijven van de vraag die je met je artikel of rapport wilt beantwoorden. Het antwoord hoeft niet te bestaan uit alle kennis die jij hebt. Welke informatie is nodig (need to know)? En welke informatie is leuk om te weten (nice to know)?

 

Dat klinkt simpel, maar in de praktijk kan dat ook lastig zijn. Dat heeft te maken met het spanningsveld van de inhoud. Als je inhoudsdeskundig bent, is het soms lastig te beoordelen wat je lezer echt nodig heeft om je boodschap je kunnen begrijpen of aanvaarden.

 

Maar alleen het bewustzijn heeft vaak al effect. Als continu in de gaten houdt wie je lezer is en wat hij nodig heeft, kun je vaak eerder stoppen met verzamelen. En dat bespaart je tijd.

 

© Suzanne Meijles