Je hebt een tekst geschreven, bijvoorbeeld voor je nieuwsbrief of je website. Over de inhoud valt niet te twisten: die is gewoon goed. Maar echt uitnodigend, naar de klant toegeschreven, enthousiast? Nee, terwijl je dat in persoonlijk contact wel zo goed naar voren weet te brengen. Maar de toon van je zakelijke tekst is toch wat anders.
Wat is precies de juiste toon? De juiste toon bestaat uit twee componenten. Ten eerste is de juiste toon een toon waardoor je lezer (je klant in veel gevallen) zich voelt aangesproken. Maar alleen dat is niet voldoende. De juiste toon wordt ook gevormd door jouw persoonlijkheid. Dat maakt het ook zo moeilijk om je tekst uit te besteden aan een ander. Die gebruikt waarschijnlijk niet dezelfde woorden als jij.
Dat lijkt eenvoudig. Maar waarom is het dan soms zo moeilijk om de juiste toon te vinden als je schrijft? Omdat we hebben geleerd dat schrijftaal iets heel anders dan spreektaal is. Veel mensen gaan andere woorden gebruiken als ze schrijven. “Dure” woorden. Of woorden uit de 18e eeuw (desalniettemin bijvoorbeeld). En als je schrijft, kun je natuurlijk langer nadenken over je zin. Die zin wordt vanzelf langer als je er steeds iets tussen kan zetten. En zo verdwijnt jouw toon uit je tekst.
Hoe vind je de juiste toon? Zoals ik hierboven al schreef: de juiste toon ben je voor een groot deel zelf. Schrijf dus als jezelf. Welke woorden zou je gebruiken in een gesprek? Hoe zou je iemand uitleggen wat je doet als je hem of haar zou spreken? Schrijf bijvoorbeeld eens een stukje tekst over je bedrijf met je buurman in gedachten als lezer. Wat doet dat met je toon?
Daarnaast spreek je de lezer aan met de juiste toon. Je kunt je lezer aanspreken door letterlijk “je” of “u” te gebruiken. Maar ook door een vraag te stellen. Of een suggestie te doen. Eigenlijk zoals je in het echte leven ook met iemand praat.
Schrijven in de juiste toon is niet veel anders dan praten met je lezer. Dit is geen pleidooi voor Jip-en-Janneke-taal, het gaat namelijk verder dan makkelijke woorden en superkorte zinnen. Het gaat erom dat je tekst jouw persoonlijkheid weerspiegelt. En dat je tekst aansluit bij je lezer, dat je schrijft voor jouw ideale lezer (en niet alleen maar uit jezelf).
Als je praat met je lezer, zul je zien dat de zinnen sneller op papier komen, dat het gemakkelijker wordt om te schrijven. Maar dat niet alleen: je geeft je lezer de kans om je te leren kennen en je te vertrouwen. En dat leidt er uiteindelijk weer toe dat je klanten aantrekt die zich aangesproken voelen door jou.
© Suzanne Meijles
