Bijna 15 jaar geleden kreeg ik mijn een van mijn eerste opdrachten. Mondeling werd me toegezegd dat het bedrijf graag een nieuwsbrief wilde. Zonder offerte of opdrachtbevestiging ging ik, in blind vertrouwen enthousiast aan de slag. Ik was blij dat er iemand in me geloofde.
Daarom wilde ik het liefst niet praten over geld, maar direct laten zien wat ik kon. Na een maand stuurde ik mijn eerste factuur. Toen weigerde mijn opdrachtgever opeens te betalen. Hij vond dat ik de opdracht niet goed had begrepen. Bovendien wist hij niet dat het “zo veel” geld zou kosten.
Na tussenkomst van een brief van een bevriende advocaat, maakte mijn opdrachtgever uiteindelijk wel het geld over. Ik was mijn opdracht kwijt. Maar een onbetaalbare ervaring rijker: ik ga nooit meer een opdracht aan zonder vooraf duidelijke afspraken te maken.
Maar een offerte schrijven is voor veel mensen de combinatie van twee zaken waar ze niet voor hebben geleerd. In de eerste plaats is het een juridisch document: het moet duidelijk zijn welke afspraken tegen welke voorwaarden gelden. Daarnaast moet je die juridische materie formuleren in een toch nog leesbaar document.
Het resultaat is vaak een tekst met soms houterige zinnen en opsommingstekens waarachter algemene informatie staat. Veelal overduidelijk geknipt-en-geplakt uit andere offertes. Want het maken van een offerte kost tijd. Tijd die je niet kunt declareren.
De teleurstelling is dan ook groot als een potentiële opdrachtgever niet voor je kiest. Het kan je het gevoel geven dat het helemaal voor niets is geweest. Zeker bij een opdracht die je graag had uitgevoerd, kan die afwijzing ook pijn doen. Soms voelt het alsof niet alleen je aanbod wordt afgewezen, maar indirect ook jij! Rationeel weet je misschien dat dit niet waar is, maar het kan zo wel voelen…
Waarom maakt de ene dienstverlener van bijna elke offerte een opdracht?En wordt een ander het elke keer net niet? Natuurlijk zijn er meer factoren die meespelen, maar ik ben ervan overtuigd dat sommige ondernemers denken dat een offerte over de prijs en over de voorwaarden gaat. En dat is een inschattingsfout.
Natuurlijk is een offerte een juridisch document met een prijsvoorstel. Maar daar houdt het niet op. Eigenlijk begint het daar pas. En dat is het geheim van een klantmagnetische offerte: het gaat veel minder over de prijs dan je denkt.
Wat moet een offerte dan nog meer bevatten om klanten aan te trekken? Het antwoord is even simpel als doeltreffend: je offerte is ook een relationele tekst. Een offerte is een document waarmee je kunt bouwen aan je een relatie met je klant.
Veel mensen denken echter dat ze nog geen relatie hebben met een potentiële klant. Maar zodra jij een potentiële klant hebt gesproken, heb je een relatie met hem. Behandel elke prospect alsof hij al jaren een goede klant van je is. Door te laten zien dat je zijn (of haar) vraag begrijpt en dat jij hebt nagedacht over een passende oplossing. Zo wordt het gemakkelijker om van je offerte een relationeel document te maken.
Dit geldt in mijn ogen zeker voor dienstverleners: mensen die ‘zichzelf, inclusief dienst’ verkopen. Maar het gaat ook op voor andere offertes. Onlangs hadden we hier twee loodgieters over de vloer. Ze stuurden allebei een offerte op. De eerste offerte was beknopt. Ergens halverwege de pagina stond: loodgieterwerkzaamheden 1eetage. Met het bedrag erachter. Daaronder stond een opsomming met verwijzing naar algemene voorwaarden, dat het inclusief btw was etc.
De andere offerte was iets uitgebreider. Ook had de loodgieter een aantal foto’s toegevoegd van de leidingen die vervangen moesten worden. Verder had hij precies samengevat waar wij welke aanpassing wilde. Inclusief de niet-zo-standaard-oplossing die wij hadden bedacht voor de kruipruimte.
De prijs was weliswaar iets hoger, maar toch hebben we voor deze tweede offerte gekozen. Want de laatste offerte gaf ons het vertrouwen dat deze loodgieter ons had begrepen. Laat ik eerlijk zijn: als de prijs heel erg veel hoger zou zijn geweest dan die in de eerste offerte, zou ik waarschijnlijk toch voor de eerste hebben gekozen. Maar nu was er een acceptabel verschil in prijs.
Een offerte is – naast een juridisch document – dus een manier om klanten aan te trekken. Je kunt je ermee onderscheiden van andere aanbieders. En alvast bouwen aan de relatie met je klant. Zodat de drempel om voor jou te kiezen, lager wordt.
Wat je daarvoor moet doen? Praat met je potentiële klant! Niet alleen tijdens een acquisitiegesprek of aan de telefoon. Ook op papier. Vertel wat je ziet en hoort, vat samen waarover je hebt gesproken en overtuig je klant van de oplossing die jij biedt. En welk resultaat dat geeft. Geef je potentiële klant de kans je te leren kennen en geef hem het vertrouwen dat jij degene bent die de klus moet klaren.
In dit artikel geef ik je een paar kleine tips om betere offertes te schrijven. Als je nu echt een stap verder wilt maken, nodig ik je van harte uit om je aan te melden voor mijn eendaagse training “Effectieve, klantmagnetische offertes schrijven“.
© Suzanne Meijles, ProTaal
Wil je reageren op dit artikel? Dat stel ik zeer op prijs. Gebruik hiervoor het onderstaande formulier.
Op school heb je geleerd welke regels er gelden als je schrijft. Je moet letten op de juiste spelling, zinsbouw. En grammatica: onderwerp, lijdend voorwerp, meewerkend voorwerp. Hoewel je misschien al weer vergeten bent wat dat ook al weer precies is. Maar wat je waarschijnlijk niet hebt geleerd op school, is hoe je een tekst schrijft om klanten te krijgen.
Het lijkt een tegenstelling, hè? Klanten aantrekken zonder ze te zien of te spreken. Maar het kan. Sinds iets meer dan een jaar doe ik niet meer aan koude acquisitie en ik ben al jaren niet meer aangesloten bij een georganiseerde netwerkclub. Toch heb ik nog nooit zoveel klanten gehad als nu.
Het is niet meer dan twee jaar geleden dat ik dacht dat mijn website een noodzakelijk kwaad was. Ik had een website, was er ook best tevreden over, zowel met het beeld als met de tekst. Ik kreeg ook complimenten over de uitstraling. Voornamelijk van vrienden en bestaande klanten, trouwens. 
